Conceptos y características de la hoja de calculo

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office System. Que permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

Escenarios Comunes de uso de Excel: Contabilidad, definición de presupuestos, facturación y ventas, informes, planeación, seguimiento, uso de calendarios.

Los tipos de  datos que se pueden introducir en una celda de una hoja de cálculo son de dos tipos:

Valores Constantes: Los valores constantes en Excel son: texto, números, fechas , horas, etc.

Formulas: una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que se encuentran en la hoja de cálculo. Adicionalmente se puede decir que es una secuencia formada por:

• Valores constantes.
• Referencias a otras celdas.
• Nombres, funciones y operadores

La referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo.

Este tema es de vital importancia desde el punto de vista práctico; ya que  una hoja de cálculo puede contener pocas fórmulas que se repiten varias veces; por tal razón se requiere que una formula se copie de forma  rápida y fácil al resto de celdas de la hoja en donde se necesite.  Por lo anterior se puede establecer que es esencial que una formula sea copiable. Al copiar fórmulas hay que temer presentes las referencias de celda que se tienen en la fórmula.

Las referencias pueden ser de tres clases:  

• Referencias Relativas.
• Referencias Absolutas.
• Referencias Mixtas.

Referencias Relativas

Las referencias relativas se basan en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Estas referencias son las más utilizadas debido a que se establecen por defecto en Excel, ejemplo: B1, B2 o se utiliza en una formula como:  =(A2*G2)

Referencias Absolutas

Las referencias Absolutas, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si se cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable o constante o fija. De tal forma que si se copia la fórmula en otras celdas, la referencia absoluta permanece fija.

Referencias Mixtas

Para poder entender las referencias Mixtas, se debe haber entendido los conceptos de referencia relativa y de referencia absoluta.  La referencia Mixta se desplaza solamente en una sola dirección ya sea horizontal o vertical permaneciendo fija o bloqueado sólo el número o sólo la letra respectivamente.

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Funciones lógicas

La función SI 

es una fórmula o función Lógica preestablecida en Excel, que se puede usar para resolver situaciones en las cuales se desea ver un resultado que dependen de si una condición es verdadera o falsa.

Una vez que Excel determina la condición aparecen dos alternativas posibles:

1. Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO.
2. Devuelve otro valor si dicho argumento es FALSO.

Función:

=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) 

Funciones Anidadas

Es factible que al resolver algún tipo de situación o calculo en Excel se requiera utilizar varias funciones SI, una dentro de otra.

Al hacer uso de una función dentro de otra, se tiene una función anidada y esta función actúa como argumentos de la función principal.

Ejemplo:

1. Abra el archivo llamado Practicas.xls
2. Ubíquese en la Hoja10, transcriba los datos tal como se visualiza en la imagen y aplique los formatos necesarios para que se vea similar o igual.
3. Ubíquese en la celda G7 e inserte la función. 

=SI(D7>3;"PasaMódulo";SI(Y(E7>3;F7>3);"Pierde Nivel";"Pasa Nivel"))

Como puede observar es posible que al hacer uso de funciones anidadas se hace uso de las funcione lógicas Y u O, las cuales se explican a continuación.

Y: devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

O: devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

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Validación de Datos

Teniendo en cuenta que los tipos de datos que se pueden introducir en una Hoja de Cálculo son Valores Constantes y Formulas.  La validación de datos permite que los valores que se introducen en la celda sean los adecuados e incluso puede visualizar un mensaje informativo si hay equivocación.

En la etiqueta o ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos se encuentra la opción o comando  Validación de datos que proporciona un medio eficaz para establecer qué tipos de datos están permitidos y cuáles no, en una celda o en un rango.

Esta opción posee tres pestañas disponibles, pero la más importante es la primera (Configuración), las otras dos son para configurar los mensajes de advertencia que el usuario visualizará en el rango de datos, cuando intente violar las normas de inserción de datos.

Los mensajes de entrada y de error sólo e visualizan cuando se posesiona el mouse sobre las celdas que contienen la validación de datos y cuando los datos se escriben directamente en las celdas.

Estos mensajes No aparecen en los siguientes casos:

• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
• Una macro  especifica datos no válidos en la celda.

El objetivo de esta validación es garantizar que el ingreso de los datos sean correctos.

La pestaña Configuración ofrece distintas posibilidades en lo referente a tipos de datos disponibles en una celda.

En el cuadro de diálogo nombre de Criterio de validación, variará en función del contenido de Permitir. Algunas de las posibilidades son las siguientes: como se muestran en la siguiente imagen.

En la pestaña Configuración, Criterio de validación aparecen dos casillas de verificación:

• Omitir blancos: si se selecciona esta opción permite omitir los blancos en las celdas, o sea la no existencia de la información.
• Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración: si esta seleccionada esta opción, se transmiten los cambios que se realicen a todas las celdas que tengan las mismas restricciones.

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Funciones de fecha y hora